Es indudable que hoy en día parece que tenemos menos de 24h para hacer todas las tareas pendientes que tenemos por hacer.
Puede ser porque no sepamos priorizar esas tareas y nos abrumemos y bloqueemos ante esa lista interminable de tareas o porque estemos retrasando el hacer esa tarea o simplemente nos quedemos sin tiempo por estar dedicándolo a otras cosas.
Pero es importante, primero, reconocer si estamos procrastinando tareas o si nos estamos dejando llevar por ladrones de tiempo.
En el caso de la procrastinación, es importante:
- Ser conscientes de que estamos procrastinando esa tarea
- Analizar el porqué de esa procrastinación
- Implementar rutinas o “premios” para promover el completarla, por ejemplo: si te cuesta hacer un presupuesto de un cliente, agéndate justo después de la reunión con ese cliente, un tiempo para hacer ese presupuesto y así lo dejas listo, aunque lo envíes dos días después. O si te cuesta ir al gimnasio, adquiere la rutina de ir justo antes del trabajo o después, verás que, al convertirse en rutina, ya lo harás de manera automática. Otra manera es ponerte “premios” por completar esa tarea: tomarte un trocito de chocolate, tomarte un vino, ir a dar un paseo por la naturaleza, ver la serie que te gusta…por ejemplo: si haces deporte en casa, busca una serie que dure el tiempo que tienes que hacer ese ejercicio y solamente puedes ver la serie mientras haces ese deporte.
Si en tu caso lo que te quita el tiempo son los ladrones de tiempo, analiza qué ladrones de tiempo son los que te están quitando ese tiempo y pon límites.
Por ejemplo: llamadas de teléfono, emails, mensajes de whatsapp, entrar en redes sociales… agenda un tiempo determinado para esas tareas: pon horario para que te llamen, agenda un tiempo determinado para revisar tus emails o whatsapp, ponte un limitador de tiempo en tus redes sociales.
Lo agradecerás y verás cuánto tiempo recuperas sin darte cuenta.
Una vez tenemos esto claro, otro de los grandes problemas es no saber cómo priorizar el interminable listado de tareas que tenemos por hacer.
Muchas veces nos bloqueamos porque no tenemos un método efectivo que nos ayude y nadie nos ha enseñado cómo hacerlo. Así que te traigo 3 métodos que te van a ayudar a hacerlo.
- Matriz de Eisenhower: es una herramienta de gestión de tareas que te ayuda a organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia. Con esta herramienta, divides tus tareas en cuatro cuadrantes en función de cuáles realizarás primero, cuáles programarás para más tarde, cuáles delegarás y cuáles eliminarás. Hacer una lista de pendientes es el primer paso para realizar el trabajo. Las tareas urgentes requieren tu atención inmediata. Las tareas importantes pueden no requerir atención inmediata, pero estas tareas te ayudan a lograr tus objetivos a largo plazo. Las no importantes y urgentes podemos delegarlas. Las no importantes y no urgentes podemos eliminarlas
2. Técnica de la productividad: La técnica de productividad de Warren Buffet consiste en escribir tus 25 principales objetivos de la semana, el mes, el año… (lo que quieras evaluar).
Revisa tu lista y marca tus 5 objetivos principales.
Todo lo que no encerraste enlistaste en tu top 5 se convierte en tu lista de Evitar a toda costa.
No deben tener nada de tu atención hasta que hayas tenido éxito con tu top 5.
3. Método Ivy Lee “Las Rocas”: se basa en priorizar tus tareas diarias y la peculiaridad del método es que limita su número de tareas máximas a 6 diarias.
Escribe una lista con todas las tareas a realizar
Ordénalas por importancia.
Elige 6 tareas diarias en las que quieras trabajar
Planifica el día anterior en lo que trabajarás al día siguiente
Empieza el día con la primera tarea
Finaliza la tarea ya iniciada y solo entonces inicia la siguiente
Mueve los elementos sin terminar a la lista para el día siguiente y así sucesivamente.
Ahora que ya tienes estos 3 métodos, solo te queda probarlos y ver cuál se adapta mejor a tu situación y a tu manera de trabajar. También puedes hacer una combinación de algunos de ellos para que se ajusten a tu día a día.
El secreto es encontrar tu manera de trabajar y sistematizarla. Al final te saldrá de manera natural, pero ahora ya tienes un punto de partida.