Seguramente eres de las que tiene una lista interminable de tareas y te gustaría que alguien o algo te gestionara el control de las tareas hechas y por hacer (eso es una de mis tareas principales como Project Manager Digital, por si quieres acabar aquí de leer el blog y ya quieres contratarme: https://calendly.com/sanferpag/cafe-con-sandra)
Un lugar dónde tener todo anotado, con todos los comentarios al respecto, las mini tareas asociadas, los plazos, etc.
Un sitio en que no se pierda nada y nada quede al azar.
Pues buenas noticias: ¡Existe!
Hoy te presento 6 herramientas que puedes utilizar para organizar tus tareas o las de tu equipo.
Porque si es difícil organizar las tuyas, imagínate las de los demás.
Pero tranquila que a mi es algo que se me da muy bien, así que te voy a explicar de manera breve y sencilla cómo cada una de ellas te puede ayudar.
Igualmente te recomiendo que empieces siempre a utilizar las herramientas de manera gratuita y si ves que la cosa va bien y le estás sacando partido, te plantees subir a la opción de pago, ya que aún te facilitará más y mejor la vida (siempre que sepas sacarle partido, claro).
También decirte que hay infinidad y seguro que hay alguna que se adapta exactamente a lo que necesitas, pero quizá necesitas invertir un poco de tiempo al principio para dar con ella y entenderla (hay miles de tutoriales en Youtube y las mismas plataformas también te los ofrecen o puedes hacerte uno de los millones de cursos de pago que hay) pero después verás la de tiempo y disgustos que te ahorra.
Es una de las más conocidas y utilizadas, por algo será.
Puedes crear distintos proyectos y equipos, tienes distintas vistas disponibles (esto varía en función de si tienes la versión gratuita o la de pago).
Tienes el resumen de las tareas, la lista con tus tareas, en forma de tablero (para utilizarlo como el método Kanban), cronograma (versión de pago), calendario (ideal para lanzamientos), flujo de trabajo, panel…
Puedes asignar tareas al equipo, colaboradores, subir archivos, agregar descripción, comentarios, subtareas, compartir, etc.
Como ves, todo un mundo de posibilidades a tu alcance para que nada se escape a tu control.
Otra de las más utilizadas y similar a ASANA, en este caso no tienes tantas opciones de vista y funciona con tarjetas. El uso más común es el método Kanban, pero tiene más opciones.
Yo en este caso utilizo trello para hacer la WIKI de los negocios, es decir, el lugar dónde toda la información de la empresa queda recogida, como en la Wikipedia, pero en versión negocio digital.
Puedes hacer los tableros públicos o privados y en la misma plataforma tienes la respuesta a todas tus preguntas, dentro de un TRELLO.
Si quieres saber cómo es y cómo funciona, tienes mi recurso gratuito: WIKI CON TUTORIAL para que puedas hacerte la WIKI de tu negocio.
Una mezcla de las dos anteriores y más de lo mismo, tienes la vista de las tareas, puedes configurar tu dashboard para que te aparezca lo que más te interesa al inicio.
También puedes añadir tarjetas en las que poner las tareas, organizarlas por categorías, nombrar a un responsable, a varios, añadir comentarios, enlaces, archivos, mencionar a personas, recibir un email con cada cambio o tarea, etc.
Si sabes utilizar una, lo más probable es que no te cueste nada utilizar las demás, ya que son muy intuitivas y similares y como te comentaba, hay muchos tutoriales y cursos disponibles para aprender a sacarle el máximo partido.
Esta es una herramienta muy diferente.
En este caso la curva de aprendizaje es más elevada pero también es una herramienta mucho más potente, porque no solo sirve para gestionar tareas, sirve para prácticamente todo lo que te puedas imaginar: hacer listas, organizar tus trabajos, proyectos, gestionar tus tareas, etc.
Es un lienzo en blanco que te permite hacer todo lo que imagines, por eso es “tan difícil” utilizarlo, porque quizá eres de las personas a las que les cuesta aterrizar sus ideas.
Pero no te preocupes, que hay plantillas y cursos que te ayudarán a poner toda tu creatividad al servicio de Notion y crear lo que necesitas exactamente.
Te dejo por aquí en enlace a un curso para que le eches un ojo y te enamores perdidamente de esta herramienta: https://aprendenotion.com/
Por cierto, el curso está hecho en el mismo Notion..para que veas el mundo de posibilidades que tiene.
Más de lo mismo, muy parecida a Asana, Trello y Click up, así que si las anteriores no te convencen por algo, seguro que Monday te ofrece aquello que crees que le falta a las otras 3 herramientas que te he presentado antes.
Esta herramienta te permite incluso gestionar tu inventario, así que échale un vistazo porque seguro que tiene alguna utilidad que te encanta.
LA QUE UTILICES
Y en definitiva ésta es la más importante, porque de nada sirve tener una herramienta muy potente si no la utilizas.
Al final te ocupará espacio, si estás pagando por una de sus versiones, estarás tirando el dinero y seguirás igual que estabas.
Así que a ti si lo que te funciona y te va bien es la agenda de toda la vida, pues úsala!
Eso sí, lo mismo que con las anteriores, de nada sirve tener la agenda más bonita y más cuqui del mundo (como la mía de Charuca) si no la usas…
¿Con qué herramienta te quedas?