Cómo hacerte un planning de tiempo fácil y efectivo

¿Cómo gestionar eficientemente tu tiempo?

¿Os acordáis de esa maravillosa época en el cole o en el instituto donde teníamos un horario preestablecido y nos ceñíamos a él?

Sabías que los lunes te tocaba a primera hora mates, después lengua, a tercera educación física..

En fin, que nos lo daban todo hecho y tú sabías exactamente cómo organizarte para los deberes, los exámenes, los trabajos y no tenías que pensar más que en eso, no en organizar el horario.

La Técnica de Planificación por Bloques de Tiempo o TimeBlocking es exactamente esto, organizar tu horario con bloques de tiempo para focalizarte en un tema y no desviarte ni dispersarte, y que a la vez no tengas que estar planificando constantemente, tu único trabajo será pensar en las tareas que incluirás en esos bloques de tiempo.

Por lo tanto, tienes que desgranar tu trabajo en distintas áreas (reuniones, gestión, creatividad, proyecto..) y también debes incluir tiempo para ti (deporte, meditar, pasear..), una vez tienes esos «temas generales» organízalos en bloques en función del tiempo que crees que vas a necesitar por cada uno de los temas y también te recomiendo que lo hagas en función de tu estado vital y anímico.

¿Qué quiere decir en función de tu estado vital y anímico?

Si por ejemplo por las mañanas necesitas tu momento de paz y tranquilidad no es buen momento para estrés y reuniones, ni para ponerte con un proyecto complicado o gestionar a tu equipo, quizá es buen momento para organizar las tareas del día, o a última hora de la tarde, usa esos momentos Zen para ti mism@.

En tus momentos de máxima energía aprovecha para sacar adelante esos proyectos que te están costando más, deja ese tiempo para reuniones con clientes, para hacer presupuestos, para crear nuevos productos o servicios, explota esa energía. Piensa en qué momentos del día te sientes más enérgic@ y guárdalo para estos temas.

Los momentos en que te sientas más comunicativ@ úsalos para hablar con tu equipo y planificar las tareas, proyectos, para conocer cómo van, preocuparte por su día a día, si necesitan ayuda en algo, o interactúa en redes sociales, crea Networking, aprovecha para conectar con el mundo porque la comunicación es esencial para estar al día.

Antes de bloquearte los tiempos piensa en esos momentos, si eres diurn@ o nocturn@, si piensas mejor los fines de semana, si los lunes para ti son muy lunes o los viernes son de relax, y una vez tengas eso claro ya puedes empezar con tu Planificación

También te recomiendo que dentro de los bloques de tiempo, las tareas que más te cuestan y que más tiendes a procastinar las pongas las primeras para obligarte a hacerlas en el tiempo establecido, como siempre digo: «cuanto antes de pongas antes acabas», así que lo mejor es quitarte eso de encima lo antes posible, y retrasarlo solo hará que te sientas mal e improductiv@, en cambio si te lo quitas de encima lo antes posible te dejará hueco para todo lo demás y cumplirás con los plazos establecidos.

Y si aún así sigues procastinando, analiza qué problema hay, si es algo que no te gusta nada, si tienes «miedo» a ponerte con esa tarea o ese proyecto y por eso lo estás retrasando.

Si es algo que no te gusta nada piensa en si lo puedes delegar o colaborar con alguien con quién puedas intercambiar tareas, para que te ayude y tú puedas ayudar también con algo que a ti te cueste menos y a esa persona le esté costando más.

Si es algo que te da «miedo» por ejemplo, empezar a salir en Instagram Stories, sacar tu podcast, hacer el webinar para empezar a vender tu curso, analiza el por qué de ese miedo y crea un plan de acción paso a paso, divídelo en subtareas fáciles y que te den menos «miedo», como empezar a hacer stories sin salir tú pero aportando valor, escribir los guiones de tu podcast, practicar tu webinar con amigos o compañeros que te puedan aconsejar, y con esos pequeños pasos irás eliminando esas barreras poco a poco.

¿Y por qué te recomiendo esta técnica? Por 4 razones:

Te ayuda a mantener el FOCO en una sola tarea lo que hace que te disperses menos y vayas saltando de una tarea a otra sin rumbo. Al estar centrada en un solo tema podrás sacar adelante todas esas tareas de ese tema en concreto y avanzar, tu nivel de concentración mejorará considerablemente y no tendrás la sensación de que no has hecho nada, como nos suele pasar cuando saltamos de una tarea a otra.

Aumenta tu PRODUCTIVIDAD ya que al estar centrada en un tema incrementas tu nivel de concentración y puedes terminar lo que empiezas. También podrás escoger qué momentos estás más inspirada para crear o qué momentos estás más dispersa y adaptar tu trabajo a esos momentos. Al terminar el bloque de trabajo verás que has sido más productiva.

Disminuyes las INTERRUPCIONES puesto que si bloqueas espacios de tiempo podrás distribuir espacios para reuniones, llamadas o visitas y qué espacios son solo para ti y no te pueden interrumpir porque no vas a estar disponible. Si tú tienes claro en qué momentos estás disponible para los demás y se lo haces saber a tu equipo y clientes evitarás distracciones innecesarias.

Reduces el TIEMPO que tardas en planificar al reproducir esos bloques cada semana ya tienes esos espacios reservados, tus clientes y tu equipo se adaptarán a ellos y ya sabrán cuando estás disponible, así tardarás menos en organizar tu semana, solamente te quedará organizar tus tareas. Como cuando ibas al cole, ya sabes lo que toca la semana que viene, así que te organizas mucho mejor y sin perder el tiempo.

Piensa que al principio no es fácil definir esos bloques y que deberás tener en cuenta un periodo de adaptación hasta que encuentres el equilibrio perfecto

Hay muchas técnicas para organizar tu tiempo pero ésta creo que es una de las más fáciles y efectivas ya que es algo que llevamos viviendo desde el colegio, así que seguramente te costará menos de entender y de aplicar, solo tienes que dedicarle tiempo al principio a observar tus momentos vitales y tus «temas» e ir adaptando poco a poco a tu día a día, y no es inamovible, así que modifícalo todo lo que necesites, pero eso sí, cúmplelo ya que si has invertido tiempo en crearlo y diseñarlo no sirve de nada si luego no lo sigues.

Y tú, ¿Sigues alguna técnica de planificación de tiempo?

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