¿Cómo mantener tu empresa organizada y documentada?

MANTÉN TU NEGOCIO DIGITAL ORDENADO Y DOCUMENTADO

Cuando decidimos emprender o montar una empresa, muchas veces pensamos en los clientes ideales, el plan de negocio, la estrategia, el plan de marketing, etc. Pero no pensamos en que todo lo que vamos creando (el logo, la marca, los planes de marketing, las redes sociales, etc.) tiene que tener un orden y un lugar, es más, muchas veces ni siquiera somos conscientes de que si todo va bien (y esperemos que así sea) vamos a tener que estar rodeados de un equipo y cada vez que alguien se incorpora debemos invertir tiempo en formar y enseñar a esa persona todo sobre nuestro negocio.

Y entonces te pregunto…¿Sabes qué es una WIKI?

Seguro que más de una vez ha recurrido a la Wikipedia para buscar información sobre algo, ¿a que si?

Pues es lo mismo pero aplicado a tu negocio, es decir, es dónde debemos recurrir cuando queremos saber o buscar algo referente a nuestro negocio.

Cuando quieras escalar en tu negocio vas a necesitar seguramente un equipo (propio o freelance) y si cada vez que se incorpora alguien tienes que pasar tiempo explicando siempre lo mismo, te darás cuenta que no es muy operativo.

Así que te aconsejo que hagas una WIKI, Un manual de operaciones, un documento donde describimos (por escrito, imágenes y vídeos) todo lo referente a nuestra empresa y cómo ejecutar todos los procesos paso a paso.

Es un DOCUMENTO VIVO ya que hay que nutrirlo y actualizarlo siempre y lo hacemos mediante SOPS que son los documentos que incluyen toda esa información y que tienen una estructura concreta. Esos SOPS van incluidos en carpetas tienen los mismos nombres que cada una de las columnas de la WIKI (por ejemplo: onboarding, marca, redes sociales, productos y servicios, copy, equipo, herramientas…) y dentro de cada carpeta tendremos alojado todo lo que describimos en nuestra WIKI exáctamente de la misma manera.

¿Y dónde alojamos la WIKI? Hay varias plataformas y herramientas dónde hacerlo: Notion, Dropbox, Workflowy..pero yo os recomiendo TRELLO.

¿Qué información contiene? Depende del negocio debemos adaptarlo, pero la base más o menos es la misma: Onboarding, Empresa, Productos y Servicios, Marca, Equipo, Herramientas, Finanzas, Atención al cliente, Lanzamientos, RRSS y Blog, Publicidad y Marketing, Web, Procesos, Cuadro de mandos..

Tienes que hacer un esquema de tu empresa y pensar en todo lo que está sujeto de documentarse y que se pueda necesitar, una vez lo tengas claro empiezas a elaborar tu WIKI.

Y como las cosas si se ven se entienden mejor, por ser lector/a de este blog quiero hacerte un regalo, tienes la WIKI con el tutorial en el apartado de recursos gratuitos de mi web:

También te dejo el ejemplo de las carpetas dónde van incluidos los SOPS para que lo puedas entender mejor, como verás, es más fácil de lo que parece.

Simplemente en DRIVE creas las carpetas compartidas para tu equipo siguiendo exactamente la nomenclatura de tu WIKI para que no haya errores y sea mucho más sencillo de encontrar.

Así que si quieres poder crecer y escalar en tu negocio prepara tu WIKI ¡para AYER! No esperes más, te llevará tiempo pero lo agradecerás mucho y si necesitas ayuda pide una cita conmigo y hablamos.

4 thoughts on “¿Cómo mantener tu empresa organizada y documentada?

  1. Me ha encantado Sandra! Esto es espectacular! No sé cómo no se conoce tanto! El mío ya está empezado. Gracias por compartir las carpetas porque esa parte se me hubiera hecho complicada de pensar. Regalazo!

  2. Sandra, como siempre, me quito el sombrero. Trabajo con SOPs en mi trabajo de día, pero fíjate que la vuelta de tuerca del WIKI y aplicarlo a mi proyecto….como que aún falta. ¡Qué necesario! Gracias por iluminar la bombillita

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