Mejora tu organización con estos 2 métodos

Si te cuesta organizarte y no consigues llegar a tus metas porque no tienes foco, te dispersas en mil cosas, sientes que todo el día estás apagando fuegos y tu cabeza va de un lado para otro, te presento dos métodos fáciles y sencillos de aplicar para que mejores tu organización y te ayude a ser más productiva en tu día a día.

Estos métodos no son mágicos y si no les dedicas tiempo y te creas una rutina, es difícil que tengan el efecto deseado, al principio crear hábitos de organización es complicado, pero puedes ponerte alertas e ir incorporando pequeños gestos que hagan que al final sea algo natural en tí. Te aseguro que si lo haces así notarás una gran mejoría ya no solo en tu organización sino también en tu productividad y verás que en menos tiempo haces mucho más ya que estarás más enfocada.

El primer método de organización que te presento es el “Método GTD” o Método “Getting Things Done”

Este método se divide en 5 pasos muy sencillos:

  1. Capturar: todo aquello que nos llama la atención y vaciarlo de nuestra mente. Todas esas pequeñas cosas que nos van bombardeando la cabeza y que nos hace distraernos. Por lo que debemos apuntarlo en alguna libreta, en Google Keep, en la agenda, etc. y todo apuntado en el mismo sitio, no repartas post-it por todas partes o pongas cosas en la agenda, otras en la libreta, etc. porque entonces perderás tiempo pensando en qué lugar has anotado las cosas y no sería productivo ni eficiente.
  2. Clarificar: debemos hacernos tres preguntas sobre todo lo anotado anteriormente:
    1. ¿Qué es este asunto que tengo anotado?
    2. ¿Requiere alguna acción concreta?
    3. ¿Cuál es la siguiente acción?

             Estas preguntas arrojarán luz sobre lo anotado, si es importante, si no, si hay que hacer alguna acción, si lo podemos descartar, etc.

       3. Organizar los resultados: debemos clasificar todo lo anterior en 8 categorías distintas que nos ayudarán a tomar acción en bloque sobre cada categoría:

  • Es basura: lo descartamos.
  • Algún día/tal vez: lo iremos revisando cada X tiempo.
  • Material de referencia: lo clasificaremos ordenadamente.
  • Hazlo ahora: cosas rápidas que podemos hacer ahora y dejarlo listo.
  • Delegar: pensar si podemos delegar esta tarea.
  • Acciones siguientes: anotarlas en un mismo lugar e ir revisando.
  • Lista de proyectos: son tareas que requieren más de una acción.
  • Listas de verificación: son listas de procesos que se repiten con frecuencia. 

4.  Reflexionar: sobre tu sistema y sus contenidos, no sirve de nada que no revises si este sistema te funciona y te ayuda a acercarte a tu objetivo.

5. Actuar: ahora te toca decidir qué hacer respondiendo a 4 criterios:

    1. Contexto: ¿puedes hacer lo que tienes que hacer en este momento y con las herramientas de las que dispones?
    2. Tiempo: ¿puedes hacer estas tareas con el tiempo que dispones ahora?
    3. Energía disponible: ¿Tienes la energía y el foco suficiente para realizar esta tarea ahora?
    4. Prioridad: ¿Qué tarea es la que me va a reportar más beneficios ahora mismo?

Este método te ayudará a vaciar de tu cabeza todas esas tareas e ideas que se te van ocurriendo y que entorpecen tu organización y tu trabajo, te hará reflexionar sobre cada una de ellas, ver si te acerca a tu meta y tu objetivo y te ayudará a priorizar y poner orden a la hora de ejecutar.

Y con el siguiente método, el Método de los Bloques de Tiempo o “Time Blocking” aprenderás a focalizarte y enfocarte en tareas distribuidas por bloques para no desviarte ni dispersarte. Tienes un artículo en mi blog dedicado exclusivamente a este método: “Cómo hacerte un planning de tiempo fácil y efectivo” dónde te explico cómo utilizarlo.

Te recuerdo algunos tips importantes a tener en cuenta a la hora de organizarte con este método:

  1. Utiliza Google Calendar para anotar los bloques de tiempo.
  2. No anotes tareas o listas de cosas en Google Calendar, hazlo en Tasks
  3. Las citas anótalas en Google Calendar.
  4. Utiliza los recordatorios sobre todo si delegas cosas para recordar si te tienen que enviar algo o tienen que hacer alguna tarea y necesitas recordarlo, así lo vacías de tu cabeza.
  5. Utiliza distintos calendarios.
  6. Separa por bloques como en el colegio.
  7. Sé flexible.
  8. Piensa en cómo está tu energía a la hora de disponer los bloques.
  9. Sé realista.
  10. Prioriza.
  11. Ten días libres.
  12. No agendes bloques de más de 2 horas.
  13. Planifica la semana con antelación.

Como ves, son métodos sencillos de aplicar pero en tu mano está que lo hagas, esta es la manera de organizarte para lograr tus metas y ser mucho más productiva con el tiempo limitado que tienes, pruébalo y verás los resultados.

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