¿Cómo documentar procesos?

Descubre cómo documentar tus procesos y los beneficios que aporta a tu negocio digital.

Cuando empezamos nuestro proyecto no solemos empezar por documentar nada ya que en esos inicios ni siquiera tenemos aún procesos establecidos.

Pero poco a poco vas viendo que hay procesos que se repiten, procesos que te gustaría delegar o quizá eres asistente virtual y necesitas documentar procesos puesto que tu CEO te lo pide.

Te vas dando cuenta de la importancia y los beneficios que tiene tener tus procesos documentados. Por si acaso aquí te resumo unos cuantos, para que veas lo importante que es realizar este paso en tu negocio.

1. Te ayuda a conocer y organizar todos tus procesos y ver los que son repetitivos y puedes sistematizar, de tal manera sabrás cuántos procesos haces y podrás organizarlos por áreas. Es la manera de tener una lista de procesos que podrás automatizar y con ello ahorrarte muchísimo tiempo. Y en los que no son repetitivos tendrás una visión amplia de todos los procesos que realizas en tu negocio y tomar decisiones al respecto.

2. Te ayuda a tener claridad sobre todos los procesos, saber qué herramientas usas, quiénes están implicados, qué pasos seguir, etc. Tendrás una ficha completa y concreta de cada uno de ellos, para que no se te escape nada. Al documentar el proceso te obligas a pensarlo y analizarlo, lo que te ayuda a ver claramente el proceso de principio a fin.

3. Es la manera de eliminar procesos innecesarios, es decir, si una vez los escribes y ves que hay procesos que se repiten pero que solo cambia una pequeña cosa insignificante, o procesos que no utilizas nunca o que se solapan podrás eliminarlos y simplificarlos. Esta tarea nos permite hacer este análisis para simplificar y ser más productivas.

4. Podrás delegar más fácilmente puesto que ya tendrás por escrito el paso a paso del proceso, y será más sencillo para la persona a la que delegas el trabajo entender cómo hacerlo. Cuando empezamos en un nuevo proyecto o en una nueva empresa o a trabajar con un profesional o con un CEO tener este documento es primordial para no “perder” tanto el tiempo, invierte tu tiempo ahora creándolo para ahorrártelo después.

5. Disminuirás el tiempo de ejecución puesto que ya habrás optimizado el proceso al ponerlo por escrito y la persona que se incorpore tendrá una curva de aprendizaje más sencilla. Cuando tenemos el paso a paso ya establecido, seguir esos pasos es mucho más sencillo que pararnos a pensar cómo hacerlo desde cero.

6. Como tendrás el paso a paso perfectamente explicado el proceso se realizará exactamente igual lo haga quién lo haga, así nadie notará la diferencia en la ejecución del proceso. Imagínate que cada vez que incorporas a alguien en tu equipo, por ejemplo, para llevar las redes sociales o para gestionar tu correo lo hace de manera distinta, ¡Menudo follón! Tiene que haber una coherencia y un estilo definido en la manera de hacer las cosas, por lo que si tienes los procesos estrictamente especificados el margen de error se reduce mucho y tu tiempo de revisión también.

Estos son algunos de los beneficios que aporta el tener los procesos documentados, pero estoy segura de que si ya haces este ejercicio o empiezas a hacerlo encontrarás muchos más.

También puedes consultar el post de mi blogCómo mantener tu empresa organizada y documentada donde te hablo sobre dónde alojar estos SOPS y así ya ser una PRO de la organización.

Y ahora la gran pregunta ¿Por dónde empiezo a documentar? ¿Cómo se documenta un proceso?

Lo primero que debes hacer es una lista de todos los procesos que sigues en tu negocio, por ejemplo: enviar un presupuesto, contestar dudas por mail, hacer lanzamientos, crear campañas de email marketing, hacer un podcast, escribir un blog, crear un curso o taller, subir un nuevo producto a la web…etc. Como ves hay infinidad de procesos que realizas día a día y que para tí, que ya lo haces, ni siquiera eres consciente de que lo son.

Una vez tengas esa lista tienes que crear unas plantillas estándar (SOPS) que son las que contendrán toda la documentación necesaria para poder llevar a cabo el proceso.

¿Y cómo es esa plantilla? Pues tienes de todos los tipos que te puedas imaginar, si buscas por Google seguro que te aparecen multitud de ejemplos. Lo que yo te recomiendo es que pienses bien en tu negocio y en cuál es la información que tiene que contener cada uno de esos procesos y que te crees tu propia plantilla.

Pero como sé que aún así quieres ver algún ejemplo aquí te dejo un “modelo tipo” en el que puedes basarte para hacer tu propia plantilla:

Como ves tiene que ser un documento sencillo con la información justa y necesaria para que sea entendible y aplicable, seguramente a medida que vayas escribiendo podrás mejorar tu plantilla, pero por lo menos tienes una base por la que empezar.

¡Ahora ya no tienes excusa para tener tu negocio perfectamente ordenado y organizado!

Espero que apliques lo aprendido y que me cuentes cómo te ha ayudado.

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