Hoy vamos a hablar sobre uno de los aspectos más importantes del trabajo de un project manager digital: el onboarding con clientes.
Pero, ¿qué es exactamente el onboarding? En pocas palabras, se trata del proceso de integración y acogida de un nuevo cliente en nuestro equipo de trabajo.
Como project manager digital, mi trabajo consiste en coordinar y liderar el equipo encargado de la gestión de proyectos digitales. Y como sabemos que el onboarding puede ser un proceso estresante tanto para el cliente como para el equipo, he decidido compartir con vosotros algunos consejos prácticos para hacerlo de manera efectiva y divertida.
Paso 1: Conocer al cliente
Lo primero que debemos hacer es conocer al cliente. No solo su nombre y el proyecto en el que estamos trabajando, sino también sus intereses, objetivos y expectativas. ¿Qué es lo que realmente busca el cliente? ¿Cuáles son sus necesidades y problemas? ¿Cómo podemos ayudarle a resolverlos?
Para obtener esta información, podemos hacer una breve entrevista con el cliente. Pero aquí está el truco: en lugar de hacer preguntas aburridas y estándar, podemos hacer preguntas divertidas y creativas que ayuden a romper el hielo. Por ejemplo, preguntarle al cliente cuál es su película favorita o qué le gusta hacer en su tiempo libre. De esta manera, podemos establecer una relación más cercana y amigable con el cliente desde el principio.
Paso 2: Establecer objetivos y expectativas claras
Una vez que conocemos al cliente, es importante establecer objetivos y expectativas claras. ¿Qué queremos lograr con el proyecto? ¿Cuáles son los plazos y las entregas que esperamos? ¿Cómo mediremos el éxito del proyecto?
Para hacer esto, podemos crear una hoja de ruta o un plan de proyecto detallado que incluya todas las tareas, entregas y plazos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto. Además, podemos presentar esta información de una manera visual y atractiva, como un diagrama de Gantt o un tablero Kanban, para que el cliente pueda entender fácilmente el proceso y el progreso del proyecto.
Paso 3: Comunicación abierta y frecuente
La comunicación es clave en cualquier proyecto digital, y el onboarding no es una excepción. Es importante establecer un canal de comunicación abierto y frecuente con el cliente para que pueda hacer preguntas, dar feedback y recibir actualizaciones sobre el proyecto.
Una forma de hacer esto es establecer reuniones periódicas con el cliente, ya sea en persona o en línea. Pero aquí está el truco: en lugar de hacer reuniones aburridas y formales, podemos hacer reuniones creativas y divertidas que ayuden a mantener la motivación y el compromiso del cliente.
Por ejemplo, podemos hacer una reunión temática en línea, como ponernos todos algo navideño en esa época, o tipo hawaiano en verano, algo para acercarnos y hacer más amena la reunión. O podemos hacer una reunión en persona en un lugar interesante y divertido, como un museo o un parque de atracciones.
Paso 4: Automatización y herramientas digitales
En el mundo digital, la automatización y las herramientas digitales son fundamentales para aumentar la eficiencia y productividad del equipo de trabajo. Por lo tanto, es importante presentar al cliente las herramientas y sistemas que utilizaremos en el proyecto, para que pueda entender cómo funcionan y cómo pueden ayudar a mejorar el proceso.
Por ejemplo, podemos presentar herramientas de gestión de proyectos como Asana o Trello, para que el cliente pueda ver cómo se organiza y se asignan las tareas en el equipo. O podemos presentar herramientas de automatización como Zapier o IFTTT, para que el cliente pueda entender cómo se pueden simplificar tareas repetitivas y ahorrar tiempo y recursos.
Aquí lo más importante es buscar herramientas que se utilicen, porque de nada sirve implementar una herramienta digital si el equipo o el CEO no la utiliza, debemos ir probando hasta dar con la adecuada y crear hábitos en el equipo.
Paso 5: Flexibilidad y adaptabilidad
Por último, pero no menos importante, es importante ser flexible y adaptable durante todo el proceso de onboarding y durante el proyecto en sí. Sabemos que en el mundo digital, las cosas pueden cambiar rápidamente y es necesario estar preparados para adaptarnos a los cambios y a las necesidades del cliente.
Por lo tanto, es importante tener una actitud abierta y flexible, y estar dispuestos a hacer ajustes y cambios en el proceso y en el proyecto cuando sea necesario. Además, es importante fomentar una cultura de innovación y mejora continua en el equipo, para que podamos seguir aprendiendo y creciendo juntos.
En resumen, el onboarding con clientes es un proceso importante y necesario en el trabajo de un project manager digital. Y aunque puede ser un proceso estresante y aburrido, con un poco de creatividad y humor podemos hacerlo más efectivo y divertido para el cliente y para el equipo.
Recuerda, lo más importante es establecer una relación cercana y amigable con el cliente desde el principio, establecer objetivos y expectativas claras, tener una comunicación abierta y frecuente, utilizar herramientas digitales y ser flexibles y adaptativos en todo momento.
Espero que estos consejos te hayan sido útiles y te hayan dado algunas ideas para hacer tu próximo onboarding con clientes de manera efectiva y divertida. ¡Buena suerte!
Además, no olvides que el proceso de onboarding no termina una vez que el proyecto ha comenzado. Es importante mantener una comunicación frecuente y transparente con el cliente durante todo el proceso, para que se sienta involucrado y pueda dar su opinión y sugerencias en todo momento.